محمد حجازي يكتب.. التوصيات العامة والوسائل اللازمة لحفظ الوثائق والأرشيفات
الارشيف

حفظ الوثائق مطلب مهم يتمثل في اتخاذ التدابير اللازمة واستعمال الأدوات المناسبة وتطبيق تعليمات معينة تتعلق بالتعامل مع الوثائق مباشرة وحمايتها من الأضرار لحين الاستخدام أو التخزين. وتتطلب هذه العملية استعمال وسائل معدة خصيصًا لهذا الشأن وطرق معينة لضمان بقائها في أحسن حال مع مرور الزمان. وتكون الحماية كذلك بتفادي استعمال بعض المواد المضرة وحسن تداول الوثائق. وما نحتاجه هنا لحفظ الدوريات الصحفية والكتب ما يلي: –

  • حافظات وصناديق من البلاستيك أو الورق القوي حسب حجم الدوريات والكتب.
  • أرفف حديدية.
  • يجب أن تكون العبوات مغلقة بإحكام لمنع تسرب الغبار بداخلها والحشرات ولمنع تسرب أشعة الضوء الطبيعي أو الاصطناعي وكذلك تأخير وصول الأضرار بالحريق أو المياه.
  • يجب أن تكون الحافظات مستقرة وثابتة كيميائيًا وخاصة بحماية الوثائق المعدة للحفظ الطويل.
  • يتم شراء الحافظات من خلال شركات البيع المتخصصة في منتجات مخازن الأرشيف أو المنتجين المتخصصين في مواد وأدوات الأرشفة.
  • يجب ان تكون علب الكتب ذات أطراف مفتوحة ومصممة لكي توضع في وضع رأسي على الأرفف، بحيث يتم عرض الكتاب من الظهر. وهذا النوع من العلب مفيد للمجلدات.
  • تشكل هذه العبوات بيئات مصغرة للتحكم في الرطوبة النسبية والأوبئة الحشرية، وللحماية من التلف البيئي مثل التلف الناتج عن الغبار والنار من خلال استخدام المواد المجففة، والناتج عن الحشرات من خلال استخدام المواد الطاردة للحشرات بنسبة معتدلة.
الارشيف
الارشيف

 

أهم العوامل التي تؤدي إلى تلف الوثائق وكيفية تفاديها والوسائل المستخدمة في ذلك حتى يتسنى حفظ الوثائق والدوريات والكتب بشكل صحيح

 

  • درجة الحرارة:

التحكم في درجة الحرارة لتكون من 18 إلى 20 درجة بالنسبة للورق وأن تكون مستقرة في كافة منطقة التخزين. ويمكن التحكم في درجات الحرارة بواسطة نظام التكييف المركزي أو المحلي وباستخدام أجهزة قياس درجات الحرارة متنقل أو مثبت في قاعة الأرشيف.

 

  • الرطوبة:

من الناحية المثالية، يجب أن تكون نسبة الرطوبة مستقرة لا تتجاوز 55 إلى 60 % وفي منطقة التخزين. ويمكن ضبط هذه النسبة أوتوماتيكيا بواسطة نظام تكييف الهواء المركزي أو بواسطة الضبط اليومي باستخدام أجهزة قياس الرطوبة ثم تعديلها بواسطة نظام التكييف المحلي.

 

  • الضوء:

– عدم تعريض الوثائق إلى أشعة الشمس مباشرة بوضعها بعيدا عن النوافذ.

– استعمال الزجاج الملون بالأصباغ الكاسرة لأشعة الشمس.

– تغطية الوثائق باستخدام العلب المغلقة.

– استعمال المصابيح ذات الإنارة بأشعة ضعيفة.

 

  • الغبار والرمال والملوثات:

– يمكن السيطرة على التلوث من خلال أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء حيث تقوم هذه الأنظمة بتصفية و تنقية الهواء الداخل للتخلص من الجسيمات الدقيقة والغازات. كما يجب تغيير مصفاة (فلتر) التدفئة والتهوية وتكييف الهواء بانتظام لضمان عدم مرور الهواء خارجها عند انسدادها.

– يجب وضع برنامج زمني للتنظيف المستمر للقاعة والأوعية التخزينية لتفادي تراكم الغبار والأتربة وباقي الجزيئات غير المرئية و ذلك باستخدام أجهزة التنظيف الكهربائية الماصة للغبار وتفادي استخدام المكنسة اليدوية التي في الواقع تنقل الغبار من مكان إلى آخر دون التخلص النهائي منه.

 

  • التعفن والفطريات:

الطريقة الوحيدة لمنع العفن هي تغيير الظروف التي تساعد على نموه من خلال التحكم في الأمور التالية:

-عدم تخزين مجموعات الوثائق في أماكن فيها نسب عالية من الرطوبة وإضاءة قليلة وتيار الهواء ضعيف.

-تشغيل مكيفات الهواء بشكل متواصل و دون انقطاع مع المحافظة على درجة حرارة ونسبة رطوبة مستقرة حسب نوعية الوعاء.

-التهوية المنتظمة لضمان تغيير الهواء الداخلي.

-المعالجة المنتظمة و فصل الوثائق المتضررة لمنع نقل العدوى.

-يجب صيانة مكان الأرشيف من كل جوانبه بشكل دوري حسب جدول زمني، ويجب حفظ المهملات والقمامة، بعيدًا عن الارشيف.

 

  • الأخطار الكبيرة:

-وهي الحرائق والمياه وغيرها، ويتم تفادي ذلك بحفظ الأرشيف في شكل رقمي وهذا هو الاتجاه العالمي.

 

 

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *