فن ادارة الاجتماعات ومراحله

فن ادارة الاجتماعات، يعتبر فن إدارة الإجتماعات من المهارات ذات الأهمية الكبيرة للمديرين والمشرفين في المستويات الدنيا للإدارة الذين يتصلون بشكل مباشر مع مشاكل العمل اليومية، و بالقائمين بالعمل التشغيلي.

نظرًا لأن توافر هذه المهارات لديهم تجعلهم قادرين على حل المشاكل العاملين اليومية والإجابة على اسئلتهم واستفساراتهم وتقدم المساعدة الفنية والنصح لهم. وكذلك فإنها تمكنهم من تدريب العمال الجدد، في حين تقل أهمية هذه المهارات بالنسبة للمديرين كلما ارتفعنا في المستوى الإداري.

ولأن المديرين في هذه المستويات العليا يكون إتصالهم المباشر بالعاملين والمشاكل اليومية والأنشطة التشغيلية أقل.

ويجب على المديرين في كافة المنظمات وخصوصًا في مستويات الإدارة الدنيا أو المباشرة العمل على تنمية مهاراتهم الفنية باستمرار من خلال برامج التدريب المتاحة له من قبل المنظمة التي يعمل بها وكذلك من خلال التدريب الذاتي.

تعريف الإجتماع

يعرف الإجتماع بأنه تحدث فردين أو أكثر في موضوع معين في وقت ومكان محدد مسبقًا، بهدف تبادل خبرات، أو نقل معلومات، أو مناقشة موضوع معين من وجهات نظر مختلفة، أو إتخاذ قرار ما يحتاج إلى أن يتفق عليه أكثر من فرد أوجهة، أو مواجهة مشكلة معينة عن طريق بحثها وتحليل أسبابها واقتراح حلًا لها.

مراحل الإجتماعات

للإجتماعات المختلفة ثلاث مراحل وهي:

مرحلة ما قبل الإجتماع

وفيها يتم التأكد من أهمية الإجتماع وضرورته والهدف الذي يسعى إلى تحقيقه، والتخطيط والاعداد للإجتماع من خلال إختيار أفضل وقت ومكان للإجتماع، وإعداد وتهيئة وتنظيم مكان الإجتماع، وإعداد جدول أعمال الإجتماع.

مرحلة أثناء الإجتماع

وهي المرحلة التي يتم بدء الإجتماع، ومناقشة الموضوعات المدرجة بجدول الأعمال، ومعالجة الإختلاف في الآراء وتقريب وجهات النظر، والوصول إلى القرارات الخاصة بكل الموضوعات التي تم مناقشتها، واختتام الإجتماع وعمل التوصيات الخاصة به، وتدوين محضر الإجتماع.

مرحلة ما بعد الإجتماع

وفيها يتم تقويم الإجتماع للوقوف على إيجابياته وتدعيمها، وتعرف سلبياته و محاولة علاجها، ومتابعة تنفيذ ما تم الإتفاق عليه في الإجتماع.

فن ادارة الاجتماعات

تعتبر مهارة إدارة الإجتماعات من المهارات الإتصالية ذات الأهمية الكبيرة بالنسبة للمديرين، نظرًا لأن الإجتماعات تعتبر من أهم الأعمال التي يمارسها المديرين في كل المستويات الإدارية بشكل دوري. 

والتي يتم خلالها إتمام الكثير من المهام مثل: التفاوض مع العملاء بشأن الصفقات و إتمام الإتفاقات، والتفاوض مع موردي السلع والخدمات للحصول على أفضل عروض وأحسن المواصفات، والتحاور والمناقشة مع فريق العمل بالشركة أو المؤسسة التي يعملون بها حول الخطط والإستراتيجيات والأعمال اليومية والمشكلات التي تطرأ أثناء تنفيذ الأعمال.

وكذلك إستطلاع الآراء وتلاقي الإقتراحات المختلفة منهم وتوزيع المهام عليهم، وإدارة الأزمات التي تواجه المنظمة، وغيرها من الأعمال.

وإمتلاك المديرين لهذه المهارة المهمة هو الذي يمكنهم من التخطيط الجيد لهذه الإجتماعات وتنظيمها وتنسيقها أثناء إنعقادها، والخروج بنتائج جيدة منها.

إلتزامات المدير حول الإجتماعات

ولكي يستطيع المدير الإدارة الجيدة للإجتماعات وتحقيق ما يصبو إليه من وراء هذه الإجتماعات عليه الإلتزام بما يلي: 

التأكد من أن هناك حاجة فعلية لعقد الإجتماع، والتحديد الدقيق للهدف من الإجتماع والوقت والمكان المناسب له، وإختيار الأشخاص المناسبين للإجتماع لدعوتهم إلى حضوره.

إعداد جدول أعمال واضح ومحدد ودقيق للإجتماع، والإلتزام بهذا الجدول أثناء إنعقاده حتى لا ينتابه الفوضى التي تؤدي في النهايه إلى فشله في تحقيق أهدافه.

الإشراف على تجهيز مكان الإجتماع والأدوات اللازمة له، والتأكد من تزويد المشاركين في الإجتماع بكافة المعلومات الضرورية عن هذا الإجتماع لضمان مشاركاتهم الفعالة له. 

بدء الإجتماع في الوقت المحدد له دون تأخير لأي سبب من الأسباب، وتشجيع المشاركين على إبداء آرائهم وطرح أفكارهم أثناء الإجتماع، والإستماع الجيد إلى هذه الآراء والأفكار عند طرحها.

عدم إحتكار المدير للنقاش وحده لإفساح المجال للآخرين أيضًا للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء آرائهم وجهات نظرهم.

الموضوعية وعدم التحيز لبعض المشاركين في الإجتماع، ومواجهة الصراعات ومنع المشاحنات بين المشاركين في الإجتماع.

عدم السماح للمشاركين في الإجتماع بالخروج عن موضوعه أو القيام ببعض التصرفات غير المناسبة أثناء إنعقاده مثل: التدخين أو إجراء المكالمات التليفونية أو الهبوط بلغة الحوار أثناء النقاشات.

المرونة والجرأة في الرأى عندما يكون هذا الرأى مبني على أسس صحيحة، والحرص على الوصول إلى قرارات مناسبة من الإجتماع.

توزيع مسئولية متابعة القرارات التي تم إتخاذها في الإجتماع علي المشاركين فيه، والتأكد من أن الجميع قد فهم واستوعب ما هو مطلوب منه بعد الإجتماع.

التأكد من توثيق الإجتماع، وتدوين محضره بالدقة والتفصيل المطلوبين، وإنهاء الإجتماع في الوقت المحدد.