حفظ الوثائق مطلب مهم يتمثل في اتخاذ التدابير اللازمة واستعمال الأدوات المناسبة وتطبيق تعليمات معينة تتعلق بالتعامل مع الوثائق مباشرة وحمايتها من الأضرار لحين الاستخدام أو التخزين. وتتطلب هذه العملية استعمال وسائل معدة خصيصًا لهذا الشأن وطرق معينة لضمان بقائها في أحسن حال مع مرور الزمان. وتكون الحماية كذلك بتفادي استعمال بعض المواد المضرة وحسن تداول الوثائق. وما نحتاجه هنا لحفظ الدوريات الصحفية والكتب ما يلي: –
أهم العوامل التي تؤدي إلى تلف الوثائق وكيفية تفاديها والوسائل المستخدمة في ذلك حتى يتسنى حفظ الوثائق والدوريات والكتب بشكل صحيح
التحكم في درجة الحرارة لتكون من 18 إلى 20 درجة بالنسبة للورق وأن تكون مستقرة في كافة منطقة التخزين. ويمكن التحكم في درجات الحرارة بواسطة نظام التكييف المركزي أو المحلي وباستخدام أجهزة قياس درجات الحرارة متنقل أو مثبت في قاعة الأرشيف.
من الناحية المثالية، يجب أن تكون نسبة الرطوبة مستقرة لا تتجاوز 55 إلى 60 % وفي منطقة التخزين. ويمكن ضبط هذه النسبة أوتوماتيكيا بواسطة نظام تكييف الهواء المركزي أو بواسطة الضبط اليومي باستخدام أجهزة قياس الرطوبة ثم تعديلها بواسطة نظام التكييف المحلي.
– عدم تعريض الوثائق إلى أشعة الشمس مباشرة بوضعها بعيدا عن النوافذ.
– استعمال الزجاج الملون بالأصباغ الكاسرة لأشعة الشمس.
– تغطية الوثائق باستخدام العلب المغلقة.
– استعمال المصابيح ذات الإنارة بأشعة ضعيفة.
– يمكن السيطرة على التلوث من خلال أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء حيث تقوم هذه الأنظمة بتصفية و تنقية الهواء الداخل للتخلص من الجسيمات الدقيقة والغازات. كما يجب تغيير مصفاة (فلتر) التدفئة والتهوية وتكييف الهواء بانتظام لضمان عدم مرور الهواء خارجها عند انسدادها.
– يجب وضع برنامج زمني للتنظيف المستمر للقاعة والأوعية التخزينية لتفادي تراكم الغبار والأتربة وباقي الجزيئات غير المرئية و ذلك باستخدام أجهزة التنظيف الكهربائية الماصة للغبار وتفادي استخدام المكنسة اليدوية التي في الواقع تنقل الغبار من مكان إلى آخر دون التخلص النهائي منه.
الطريقة الوحيدة لمنع العفن هي تغيير الظروف التي تساعد على نموه من خلال التحكم في الأمور التالية:
-عدم تخزين مجموعات الوثائق في أماكن فيها نسب عالية من الرطوبة وإضاءة قليلة وتيار الهواء ضعيف.
-تشغيل مكيفات الهواء بشكل متواصل و دون انقطاع مع المحافظة على درجة حرارة ونسبة رطوبة مستقرة حسب نوعية الوعاء.
-التهوية المنتظمة لضمان تغيير الهواء الداخلي.
-المعالجة المنتظمة و فصل الوثائق المتضررة لمنع نقل العدوى.
-يجب صيانة مكان الأرشيف من كل جوانبه بشكل دوري حسب جدول زمني، ويجب حفظ المهملات والقمامة، بعيدًا عن الارشيف.
-وهي الحرائق والمياه وغيرها، ويتم تفادي ذلك بحفظ الأرشيف في شكل رقمي وهذا هو الاتجاه العالمي.
التقى مساء اليوم نادي باريس سان جيرمان الفرنسي وضيفه نادي بوروسيا دورتموند الألماني على ملعب…
سنستكشف معاً 4 طرق متنوعة لتحضير الكريب بأشكال ونكهات مختلفة، حيث سنتعرف على طريقة تحضير…
أعلنت شركة مصر للطيران اليوم تخفيضات تصل إلى 50% على الرحلات الدولية لجميع عملائنا وذلك…
وفرت فكرة التعليم عن بعد مواجهة تحديات كبيرة للطالب في الحصول على العلم بالاستفادة من…
تقدم فروع ويسترن يونيون في السعودية خدمة تحويل الأموال كوسيلة سريعة ومضمونة وآمنة لتحويل واستلام…
تفعيلًا لقانون التصالح في مخالفات البناء رقم 187 لسنة 2023 ولائحته التنفيذية من المقرر أن…
This website uses cookies.